Perjalanan bisnis merupakan aktivitas penting dalam banyak perusahaan, terutama yang beroperasi secara nasional maupun global. Namun, pengelolaan perjalanan yang tidak terintegrasi kerap menimbulkan masalah seperti pemborosan biaya, proses pengajuan yang rumit, dan kesulitan dalam pelaporan. Untuk mengatasi tantangan tersebut, banyak perusahaan mulai mengintegrasikan Travel Management System (TMS) dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan HRIS (Human Resources Information System).
Artikel ini akan membahas secara mendalam manfaat dan praktik terbaik integrasi TMS dengan ERP dan HRIS untuk menciptakan sistem perjalanan bisnis yang efisien, terstruktur, dan berkelanjutan.
Apa Itu Travel Management System (TMS)?
Travel Management System adalah platform perangkat lunak yang dirancang untuk merencanakan, mengatur, memonitor, dan menganalisis perjalanan bisnis secara terpusat. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Pemesanan tiket dan akomodasi
- Manajemen itinerary
- Persetujuan otomatis
- Integrasi anggaran dan kebijakan perjalanan
- Pelaporan biaya dan kepatuhan
Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat menggantikan proses manual yang memakan waktu dengan sistem terintegrasi yang cepat dan akurat.
Mengapa Integrasi Itu Penting?
Integrasi TMS dengan sistem lain memungkinkan data mengalir secara otomatis antara berbagai departemen dan fungsi. Dengan kata lain, informasi tidak lagi disimpan secara terpisah dalam “silo” yang menyebabkan:
- Duplikasi data
- Keterlambatan proses
- Kesalahan manusia
- Kurangnya transparansi
Dengan integrasi sistem yang tepat, perusahaan dapat mengelola perjalanan bisnis secara real-time, otomatis, dan akurat.
Manfaat Integrasi Travel Management System + ERP
1. Manajemen Anggaran dan Biaya Lebih Baik
TMS yang terhubung dengan ERP memungkinkan:
- Setiap perjalanan dinas tercatat otomatis dalam sistem keuangan
- Pengeluaran perjalanan dibandingkan langsung dengan anggaran yang telah disetujui
- Pengeluaran per divisi atau proyek dapat dianalisis lebih dalam
Hasilnya: pengendalian biaya menjadi lebih efektif, audit lebih mudah, dan transparansi lebih tinggi.
2. Pembayaran dan Reimbursement Otomatis
Dengan integrasi ke modul akun payable (ERP), sistem dapat:
- Membuat invoice otomatis dari transaksi perjalanan
- Menyesuaikan alokasi biaya dengan akun yang sesuai
- Melakukan reimbursement secara langsung ke rekening karyawan setelah persetujuan
3. Pelaporan Keuangan yang Akurat
Karena semua data tercatat secara terstruktur, laporan keuangan dapat:
- Menggabungkan biaya perjalanan ke laporan laba rugi secara real-time
- Memberi informasi granular per departemen, proyek, atau lokasi
- Menyediakan dasar keputusan anggaran tahun berikutnya
Manfaat Integrasi Travel Management System+ HRIS
1. Data Karyawan Otomatis Terhubung
TMS yang terintegrasi HRIS akan:
- Mengakses data karyawan yang up-to-date secara otomatis
- Menyesuaikan hak perjalanan sesuai level jabatan
- Menentukan workflow approval berdasarkan struktur organisasi
Tidak perlu lagi input manual nama, posisi, dan atasan saat pengajuan perjalanan.
2. Otomasi Approval dan Workflow
Dengan data hierarki yang jelas dari HRIS, Travel Management Systemdapat mengatur:
- Alur persetujuan perjalanan berdasarkan level atau unit kerja
- Opsi pengganti jika atasan sedang cuti atau tidak tersedia
- Persetujuan berbasis mobile app atau email yang cepat dan transparan
3. Pemantauan Performa & Produktivitas
Integrasi memungkinkan HR dapat:
- Melihat frekuensi perjalanan setiap karyawan
- Menghubungkan data perjalanan dengan output kerja
- Menyusun kebijakan perjalanan berbasis data dan performa
Integrasi Lintas Sistem
TMS 2025 bukan lagi sistem yang berdiri sendiri. Melainkan:
- Terintegrasi dengan software HR untuk pelacakan aktivitas karyawan
- Terkoneksi dengan modul keuangan untuk penganggaran dan reimbursement otomatis
- Terhubung dengan sistem keamanan global untuk pemantauan risiko real-time
Hasilnya adalah solusi end-to-end yang benar-benar efisien dan komprehensif.
Fitur Integrasi yang Harus Dimiliki
Berikut fitur yang wajib ada untuk integrasi TMS dengan ERP & HRIS yang optimal:
| Fitur | Fungsi |
|---|---|
| API Terbuka | Memungkinkan komunikasi data antar sistem |
| Single Sign-On (SSO) | Login tunggal untuk semua sistem yang terintegrasi |
| Auto Data Sync | Sinkronisasi otomatis data karyawan dan struktur organisasi |
| Approval Matrix Otomatis | Persetujuan otomatis sesuai struktur di HRIS |
| Alokasi Biaya Otomatis | Pengelompokan biaya sesuai akun ERP secara real-time |
| Dashboard Terpadu | Menampilkan data TMS + HR + Keuangan dalam satu tampilan |
Studi Kasus: Perusahaan Konsultan dengan 500+ Karyawan
Sebuah perusahaan konsultan manajemen dengan aktivitas tinggi di Asia Tenggara mengintegrasikan TMS mereka ke SAP ERP dan Oracle HRIS. Dalam 9 bulan:
- Proses approval perjalanan dipercepat dari 3 hari menjadi 1 hari
- Kesalahan input data turun 80%
- Biaya perjalanan turun 18% karena analitik dan visibilitas lebih baik
- Proses reimbursement otomatis dilakukan dalam waktu kurang dari 48 jam
Tantangan dan Cara Mengatasinya
Tantangan:
- Perbedaan format data antar sistem
- Kurangnya dukungan teknis dari vendor lama
- Resistensi internal terhadap perubahan sistem
Solusi:
- Gunakan middleware atau platform integrasi seperti Zapier, Workato, atau custom API
- Libatkan tim IT dan finance sejak awal
- Lakukan pelatihan onboarding kepada staf yang akan menggunakan sistem
Masa Depan Integrasi TMS
Dengan berkembangnya teknologi seperti AI dan Machine Learning, integrasi TMS ke sistem lain akan lebih otomatis dan cerdas. Beberapa tren ke depan:
- Deteksi pelanggaran kebijakan secara otomatis
- Prediksi anggaran perjalanan berdasarkan kalender perusahaan
- Integrasi dengan sistem loyalty program
- Optimalisasi perjalanan berdasarkan performa karyawan dan efektivitas biaya
Kesimpulan
Integrasi TMS dengan ERP dan HRIS bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga strategi bisnis. Dengan sistem yang terhubung, perusahaan dapat menciptakan proses perjalanan yang efisien, hemat, dan terkontrol penuh. Ini adalah fondasi penting untuk mendorong pertumbuhan dan profesionalisme di era mobilitas digital.
Ingin menjelajahi potensi TMS canggih untuk perusahaan Anda? Hubungi kami melalui www.doterb.com untuk demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami.
