Industri perjalanan bisnis terus mengalami transformasi seiring perkembangan teknologi. Tahun 2025 diproyeksikan menjadi titik penting di mana Travel Management System (TMS) akan sepenuhnya memanfaatkan kecanggihan otomatisasi, kecerdasan buatan (AI), dan prinsip keberlanjutan. Ketiga faktor ini tidak hanya mengubah cara perusahaan mengelola perjalanan bisnis, tetapi juga meningkatkan efisiensi, akurasi, dan tanggung jawab sosial perusahaan terhadap lingkungan.
Artikel ini membahas tren terbaru dalam Travel Management System pada tahun 2025, bagaimana perusahaan mengimplementasikannya, serta dampaknya terhadap efisiensi operasional dan keberlanjutan.
Apa Itu Travel Management System (TMS)?
Travel Management System adalah platform perangkat lunak yang dirancang untuk merencanakan, mengatur, memonitor, dan menganalisis perjalanan bisnis secara terpusat. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Pemesanan tiket dan akomodasi
- Manajemen itinerary
- Persetujuan otomatis
- Integrasi anggaran dan kebijakan perjalanan
- Pelaporan biaya dan kepatuhan
Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat menggantikan proses manual yang memakan waktu dengan sistem terintegrasi yang cepat dan akurat.
Otomatisasi dalam Travel Management System
a. Pemesanan dan Persetujuan Otomatis
Tahun 2025 menandai era di mana pemesanan tiket, hotel, dan transportasi lokal tidak lagi dilakukan secara manual. TMS modern kini memiliki sistem yang dapat:
- Mencocokkan rencana perjalanan dengan kebijakan perusahaan
- Mengirim pengajuan otomatis untuk disetujui oleh atasan
- Menyusun itinerary lengkap dalam hitungan detik
b. Integrasi dengan Kalender dan Sistem Internal
TMS otomatis kini sudah terhubung langsung dengan sistem ERP, HRIS, dan kalender karyawan. Artinya:
- Jadwal perjalanan dapat disesuaikan dengan rapat internal
- Anggaran divisi secara real-time diperiksa saat pengajuan
- Approval diproses otomatis berdasarkan struktur organisasi
c. Pengingat dan Notifikasi Otomatis
Fitur notifikasi otomatis mengurangi risiko keterlambatan atau kelupaan:
- Pengingat waktu check-in hotel/penerbangan
- Pemberitahuan perubahan jadwal
- Informasi cuaca atau status visa
Kecerdasan Buatan (AI) dalam Travel Management System
a. Rekomendasi Cerdas dan Personalisasi
Dengan teknologi AI, TMS dapat memberikan rekomendasi perjalanan berbasis:
- Riwayat perjalanan sebelumnya
- Preferensi pribadi pengguna
- Evaluasi performa vendor (maskapai, hotel, dsb.)
Contoh: Karyawan yang sering memilih penerbangan pagi akan secara otomatis ditawarkan opsi serupa untuk efisiensi waktu.
b. Chatbot AI untuk Dukungan 24/7
Chatbot berbasis AI memberikan layanan pelanggan tanpa henti:
- Informasi perjalanan secara real-time
- Panduan penggantian jadwal
- Bantuan dalam keadaan darurat
Hal ini meminimalkan beban tim support dan meningkatkan kepuasan pengguna akhir.
c. Prediksi Risiko dan Pengeluaran
AI juga digunakan untuk:
- Memprediksi potensi gangguan perjalanan (cuaca buruk, pemogokan, dsb.)
- Memproyeksikan total biaya perjalanan berdasarkan tren historis
- Memberikan saran penghematan secara proaktif
Keberlanjutan sebagai Pilar Utama
a. Pemantauan Emisi Karbon (Carbon Footprint Tracking)
Perusahaan kini semakin peduli pada dampak lingkungan dari perjalanan bisnis. TMS modern:
- Menghitung emisi karbon dari setiap perjalanan
- Memberikan opsi transportasi yang lebih ramah lingkungan
- Menyediakan laporan emisi untuk tujuan CSR dan ESG
b. Travel Policy yang Ramah Lingkungan
Kebijakan perjalanan yang didorong oleh keberlanjutan mencakup:
- Mendorong perjalanan menggunakan kereta dibanding pesawat untuk jarak menengah
- Memilih hotel yang memiliki sertifikasi ramah lingkungan
- Menghindari perjalanan yang tidak penting dengan alternatif virtual meeting
c. Kolaborasi dengan Program Carbon Offset
Beberapa TMS telah bekerja sama dengan organisasi lingkungan untuk:
- Menanam pohon sebagai kompensasi karbon
- Mendukung program energi terbarukan
- Memberi insentif bagi karyawan yang memilih opsi perjalanan hijau
Integrasi Lintas Sistem Travel management System
TMS 2025 bukan lagi sistem yang berdiri sendiri. Melainkan:
- Terintegrasi dengan software HR untuk pelacakan aktivitas karyawan
- Terkoneksi dengan modul keuangan untuk penganggaran dan reimbursement otomatis
- Terhubung dengan sistem keamanan global untuk pemantauan risiko real-time
Hasilnya adalah solusi end-to-end yang benar-benar efisien dan komprehensif.
Keamanan Data dan Privasi
Dengan semakin banyak data pribadi dan perusahaan yang digunakan, TMS di 2025 telah memperkuat aspek keamanan, seperti:
- Enkripsi end-to-end
- Otorisasi berbasis multi-level
- Audit trail yang transparan
- Kepatuhan pada regulasi seperti GDPR dan ISO 27001
Studi Kasus: Perusahaan Teknologi di Asia Tenggara
Sebuah perusahaan rintisan (startup) teknologi yang memiliki lebih dari 200 karyawan di 4 negara Asia Tenggara mengimplementasikan TMS modern berbasis AI. Hasilnya dalam 12 bulan:
- Penghematan biaya perjalanan sebesar 32%
- Waktu proses pengajuan dan reimbursement turun dari 5 hari menjadi kurang dari 24 jam
- Emisi karbon turun sebesar 18% dengan kebijakan green travel
- Kepuasan pengguna terhadap sistem naik dari 62% menjadi 91%
Tantangan dan Solusi
Tantangan:
- Adopsi teknologi baru oleh SDM yang tidak terbiasa
- Investasi awal sistem cukup besar
- Keamanan data lintas negara
Solusi:
- Pelatihan internal secara berkala
- Pemilihan vendor TMS yang berpengalaman
- Audit keamanan reguler dan pembaruan sistem berkala
Kesimpulan
Tahun 2025 adalah momentum penting bagi transformasi Travel Management System. Dengan integrasi teknologi otomasi, kecerdasan buatan, dan prinsip keberlanjutan, TMS kini menjadi lebih dari sekadar alat operasional—ia adalah alat strategis yang mendukung efisiensi, inovasi, dan tanggung jawab sosial perusahaan.
Perusahaan yang siap berinvestasi pada TMS masa depan akan menikmati keunggulan kompetitif dari segi biaya, produktivitas, dan citra merek
Ingin menjelajahi potensi TMS canggih untuk perusahaan Anda? Hubungi kami melalui www.doterb.com untuk demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami.
