Travel Management System (TMS) adalah sebuah perangkat lunak atau platform digital yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses perjalanan bisnis. Mulai dari perencanaan, pemesanan tiket, pemilihan hotel, pengajuan izin perjalanan, pelacakan biaya, hingga pelaporan dan reimburse, semuanya terintegrasi dalam satu sistem.
Dengan kata lain, TMS adalah sistem yang mengotomatiskan dan menyederhanakan manajemen perjalanan bisnis, sehingga lebih efisien, transparan, dan hemat biaya.
Kaitan Travel Management System dengan Property Management
Walau secara umum TMS sering digunakan dalam dunia korporat dan industri pariwisata, kini sistem ini mulai merambah ke sektor properti. Terutama bagi perusahaan properti yang memiliki:
- Unit sewa jangka pendek (apartemen, vila, rumah liburan)
- Tim pemasaran yang aktif berkunjung ke lokasi properti
- Klien atau tamu luar kota/negara
- Karyawan yang sering melakukan kunjungan lapangan
Dengan mengintegrasikan Travel Management System dan Property Management System (PMS), perusahaan dapat mengelola perjalanan serta akomodasi dengan lebih efisien.
Fungsi Utama Travel Management System
Berikut ini beberapa fungsi kunci dari sebuah TMS:
Pengajuan dan Persetujuan Perjalanan
- Karyawan dapat mengajukan permintaan perjalanan melalui portal digital.
- Manajer menyetujui atau menolak permintaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Pemrosesan Pemesanan (Booking)
- Terhubung dengan maskapai, hotel, dan penyedia transportasi.
- Memungkinkan pemesanan otomatis atau manual sesuai anggaran dan kebijakan.
Manajemen Kebijakan Perjalanan
- Sistem memverifikasi apakah pemesanan dan biaya sesuai kebijakan.
- Mencegah pengeluaran di luar batas yang ditentukan.
Pelacakan Biaya dan Reimburse
- Karyawan dapat mengunggah bukti pengeluaran.
- Tim keuangan memproses reimburse secara cepat dan akurat.
Pelaporan dan Analisis
- Menyediakan data lengkap tentang pengeluaran, frekuensi perjalanan, vendor, dll.
- Membantu pengambilan keputusan berbasis data.
Manfaat Travel Management System untuk Bisnis Properti
1. Pengelolaan Perjalanan yang Terpusat
- Semua aktivitas perjalanan — mulai dari tiket, penginapan, hingga transportasi lokal — dikelola dari satu sistem.
- Mengurangi kebingungan dan duplikasi dalam proses pemesanan.
2. Efisiensi Operasional
- Tim lapangan dapat fokus pada tugas mereka tanpa direpotkan dengan urusan administratif perjalanan.
- Perjalanan ke lokasi properti untuk inspeksi, negosiasi, atau pemasaran menjadi lebih terstruktur.
3. Penghematan Biaya
- Sistem dapat merekomendasikan opsi perjalanan paling hemat.
- Menghindari pemborosan akibat pemesanan mendadak atau tidak terkoordinasi.
4. Integrasi dengan Sistem Manajemen Properti
- Jadwal kunjungan, reservasi properti, dan laporan bisa diakses secara sinkron.
- Otomatisasi pengingat dan laporan setelah kunjungan.
5. Peningkatan Kepuasan Klien dan Tamu
- Untuk properti yang disewakan secara jangka pendek, sistem ini memudahkan pemilik dalam mengatur transportasi dan akomodasi tamu.
- Pengalaman tamu menjadi lebih profesional dan nyaman.
Studi Kasus: Penggunaan TMS dalam Bisnis Properti
A. Manajemen Vila di Bali
Sebuah perusahaan pengelola vila menggunakan TMS untuk mengelola jadwal check-in/out, penjemputan bandara, serta kebutuhan logistik tamu. Hasilnya:
- Proses check-in lebih cepat
- Keluhan tamu menurun 40%
- Biaya operasional turun 20%
B. Agen Real Estate Jakarta
Agen properti dengan tim sales yang sering melakukan presentasi ke luar kota menggunakan TMS untuk mengatur perjalanan mereka. Dampak:
- Efisiensi waktu meningkat
- Pengeluaran perjalanan turun signifikan
- Tim lebih produktif karena tidak terbebani urusan administrasi
Fitur Penting dalam Travel Management System untuk Properti
- Dashboard Monitoring Perjalanan
- Integrasi Kalender Kunjungan Properti
- Manajemen Reservasi dan Pemesanan
- Laporan Biaya Perjalanan Otomatis
- Notifikasi Real-time dan Mobile Access
Tantangan yang Mungkin Dihadapi
- Kebutuhan pelatihan untuk karyawan yang belum familiar dengan sistem digital
- Integrasi awal dengan sistem manajemen properti yang sudah ada
- Biaya awal pengembangan atau langganan
Namun tantangan ini dapat diatasi dengan:
- Pelatihan dan onboarding yang baik
- Memilih vendor TMS yang kompatibel dengan PMS yang Anda gunakan
- Kalkulasi ROI jangka panjang yang menunjukkan efisiensi biaya
dan lebih!
Kesimpulan
Travel Management System bukan hanya alat bantu perjalanan bisnis, tapi juga bisa menjadi pendorong efisiensi dan peningkatan layanan dalam industri properti. Dengan menggabungkan TMS dan Property Management System, Anda dapat menciptakan pengalaman perjalanan dan pengelolaan properti yang terintegrasi, efisien, dan profesional.
Ingin membangun sistem manajemen perjalanan yang terintegrasi dengan bisnis properti Anda? Tim pengembang kami siap membantu Anda menciptakan solusi digital yang tepat di www.doterb.com.
